FAQ

Viat Grand Age

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Créer un dossier »

Attention, les établissements ayant mis en place l’interface entre le dossier patient informatisé et ViaTrajectoire créent le dossier directement depuis le DPI.

Vous avez également la possibilité, le cas échéant, de créer un dossier depuis la demande sanitaire :

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « TDB prescripteur » ou « TDB resp. admissions »
  3. Cliquer sur le bouton « Créer dossier GA» depuis la partie « Actions sur le dossier »

Attention pour les unités sanitaires receveuses, le patient doit être admis dans l’unité (onglet admis).

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Direction » ou « Grand Age – Médecin coordonnateur » ou « Grand Age – IDE coordonnateur » avec les droits « Répondre » aux demandes reçues

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes demandes reçues» ou «  Mes demandes reçues  sur guichet».

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Direction » ou « Grand Age – Médecin coordonnateur » ou « Grand Age – IDE coordonnateur »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Enregistrer la réception d’un dossier papier »

L’objectif de cette fonctionnalité est de vous permettre, pendant une période transitoire, de centraliser sur un tableau de bord unique les demandes dématérialisées reçues par le biais de l’outil ViaTrajectoire et celles reçues par un autre moyen (mail, fax, papier…).

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En tant que médecin traitant, ViaTrajectoire vous permet de gérer électroniquement les dossiers de demande d’admission:

  • de vos patients âgés à la recherche d’un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes ou d’une unité de soins de longue durée
  • de vos patients nécessitant des suites de soins en hospitalisation à domicile, service de soins de suite et de réadaptation ou unité de soins palliatifs.

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En tant qu’usager ou aidant de l’usager ViaTrajectoire vous permet de gérer un seul dossier de demande d’admission :

  • accès à son dossier administratif avec insertion de pièces jointes en illimité
  • recherche d’établissements et envoi jusqu’à 40 structures en même temps
  • suivi des réponses en temps réel

Nota : la partie médical et autonomie sont renseignées par le médecin traitant.

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ViaTrajectoire permet à un professionnel de récupérer la responsabilité d’un dossier Grand Age créé par le particulier ou son aidant.

Le professionnel pourra mettre à jour les données d’un dossier existant et éviter ainsi la création de

doublons de dossiers dans ViaTrajectoire.

Remarque : dans le cas où un dossier est déjà rédigé par un professionnel de santé dans une autre structure, ViaTrajectoire détecte automatiquement les doublons et propose la récupération des dossiers en cours.

 

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Récupérer un dossier à la demande de l’usager ».

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes dossiers »
  3. Dans la partie « Actions sur le dossier », cliquer sur « Imprimer les codes pour l’usager »

L’usager accède uniquement :

  • à son dossier administratif
  • à la recherche d’établissements
  • au suivi des réponses

Nota : l’usager se connectera à l’aide du numéro de dossier pour identifiant et d’un mot de passe à modifier lors de la première connexion.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes dossiers »
  3. Dans la partie « Actions sur le dossier », cliquer sur « Transférer la responsabilité du dossier »
  4. Choisir « Sanitaire » pour les centres hospitaliers et cliniques privées ou « Grand Age » pour les structures accompagnantes (MAIA, CLIC, DAC…).

Lorsque le patient quitte le service, le professionnel doit indiquer dans le dossier que la situation de l’usager a changé et indiquer s’il garde ou non la responsabilité du dossier.

Si le professionnel indique qu’il ne conserve pas la responsabilité du dossier, celui-ci basculera automatiquement dans l’onglet « Non suivis » du tableau de bord. Dans ce cas, il est nécessaire de transmettre les codes d’accès à l’usager ou à la famille.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes dossiers »
  3. Dans la partie « Actions sur le dossier », cliquer sur « Changer la situation de l’usager »
  4. Répondez au 3 questions :
    • quelle est la situation de la personne
    • gardez-vous la responsabilité du dossier
    • voulez-vous imprimer les codes d’accès pour l’usager.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Etablissements »
  3. Ouvrir la fiche en cliquant sur le crayon

Nota : certains champs ne sont pas modifiables et sont repris de la base FINESS (Raison sociale et informations administratives).

Vous devez vous assurer de la mise à jour dans FINESS. Si ce n’est pas le cas, veuillez contacter l’Agence Régionale de Santé afin de procéder à sa mise à jour et ensuite contacter le support régional pour procéder à la mise à jour dans ViaTrajectoire.

Pour les établissements qui sont synchronisés avec le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR), la mise à jour des champs de ViaTrajectoire se font dans le ROR.

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Etablissements »
  3. Ouvrir la fiche en cliquant sur le crayon et aller dans la partie « Conditions d’hébergement» de l’onglet « Infos Générales »

Les tarifs sont issus du site « Prix-ESMS » de la CNSA (note en pièce jointe) et sont synchronisés en début de mois. Il est nécessaire de bien renseigner les critères concernant l’aide sociale à l’hébergement sur le site de la CNSA (exemple, dans chambre seule : il y a 2 cases à compléter, 1 avec une étoile et 1 sans étoile) :

  • Si vous remplissez uniquement le champ avec une étoile, vous apparaissez en aide sociale totale sur ViaTrajectoire
  • Si vous remplissez uniquement le champ sans étoile, vous apparaissez non habilité aide sociale sur ViaTrajectoire
  • Si vous remplissez les 2 champs, vous apparaissez en aide partielle sur ViaTrajectoire.

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Etablissements »
  3. Ouvrir la fiche en cliquant sur le crayon et aller dans la partie « Dossier demande d’admission» de l’onglet « Infos Générales » et ne pas cocher les cases données exigées « volet médical » et « volet autonomie »

Sans cette action, un usager ne peut pas envoyer une demande incomplète notamment pendant la phase de déploiement. Le temps que les médecins de ville soient informés de la mise en place du dispositif ViaTrajectoire.

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Le guichet unique permet de relier plusieurs établissements ensemble afin de pouvoir répondre aux demandes d’admission depuis un seul et même tableau de bord.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Guichet unique d’admission »

Attention, un établissement peut être relié à un seul guichet unique.

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