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L’identitovigilance : Les prérequis nécessaires à la candidature HOP’EN 2

L’identité Nationale de Santé (INS) est l’identité numérique de référence utilisée par les acteurs de santé, elle permet de garantir la bonne identification numérique de l’usager et d’éviter un risque de confusion entre 2 patients. Elle est récupérée par utilisation d’un téléservice, le téléservice INSi qui interroge les bases nationales d’identité de référence. L’Identité Nationale de Santé (INS) garantit que tous les professionnels participant à la prise en charge de l’usager utilisent la même identité et sécurise l’échange et le partage de données de santé.

L’utilisation d’Identité Nationale de Santé (INS) est incontournable et s’inscrit dans la première phase du programme HOP’EN2 en continuité des programmes SUN-ES et HOP’EN. Ce programme vise à poursuivre les efforts d’alimentation de Mon espace santé avec les documents les plus utiles aux parcours des patients et à préparer l’accès en consultation au dossier médical de Mon espace santé à l’hôpital. Ces documents sont disponibles en alimentation et en consultation uniquement avec une Identité Nationale de Santé qualifiée.

Seuls les établissements qui auront justifié de la conformité aux prérequis sur l’identitovigilance verront leurs candidatures acceptées.

Retrouvez les 4 prérequis attendus ci-dessous ainsi que des liens vers des documents utiles :

1. Référent identitovigilance

La désignation d’un référent en identitovigilance est une obligation pour chaque structure de santé. Ce référent joue un rôle clé dans la mise en place des actions destinées à favoriser les bonnes pratiques d’identification des usagers au sein de sa structure. Il pilote également la cellule opérationnelle et participe à la gestion des risques. La fonction de référent en identitovigilance peut être également exercée au sein d’un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) sur un niveau plus global et en lien avec le référent local afin de s’assurer que les pratiques d’identitovigilance sont bien respectées dans chaque structure de santé du GHT.

Dans le cadre du programme HOP’EN, il est nécessaire de renseigner des différents référents en identitovigilance avec ces éléments de preuve :

Note de désignation du référent du GHT ou des référents locaux avec leurs contacts.
Fiche de poste ou lettre de mission pour le référent du GHT ou pour les référents locaux.

Ces documents sont essentiels pour clarifier les rôles et responsabilités de chacun dans le cadre de l’identitovigilance et pour assurer une gestion harmonisée et sécurisée de l’identité des patients au sein du GHT.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page 8 du guide des prérequis.

Un modèle de fiche de poste est disponible sur le site du ministère.

2. Charte d’identitovigilance

Le Référentiel National d’Identitovigilance (RNIV) volet 2, dédié aux établissements de santé précise que « les structures de santé d’exercice collectif doivent formaliser la politique institutionnelle d’indentification de l’usager au sein d’une carte d’identitovigilance ». Cette charte déclinée opérationnellement a pour objet de rappeler les principe à respecter pour :

recueillir l’identité des usagers
prévenir les risques liés à une mauvaise identification
harmoniser les pratiques et favoriser l’acculturation de la sécurité des professionnels
impliquer les usagers dans cette exigence de sécurité, en rappelant

Afin de veiller à respecter les prérequis pour HOP’EN 2, en plus de la charte commune élaborée au niveau du GHT, chaque établissement doit rédiger sa propre charte d’identitovigilance, qui précise la mise en œuvre locale de la gouvernance et les particularités spécifiques à l’établissement sur ce sujet.

Tous les éléments nécessaires à la construction de la charte se trouvent dans le guide des prérequis, page 10. Vous trouverez également un modèle disponible sur le site du ministère.

3. Procédure de création des identités et de qualification de l’INS

L’utilisation d’une procédure d’accueil de l’usager, de création/modification de l’identité permet aux professionnels de connaitre et respecter les bonnes pratiques d’identification primaire.

La procédure inclut les points suivants :

Critères de recherche d’une identité ;
Processus de création d’une identité ;
Gestion des modifications d’identités ;
Processus de qualification de l’INS ;
Conduite à tenir en cas d’erreur d’attribution d’une INS ;

Les éléments de cette procédure sont cruciaux pour garantir une gestion rigoureuse et sécurisée des identités numériques afin d’harmoniser les pratiques de l’ensemble des structures du GHT.

Dans le cadre d’HOP’EN 2, il est nécessaire de fournir une procédure détaillée. Cette dernière peut être à l’échelle du GHT si un référentiel d’identité unique est partagé entre tous les établissements et que les pratiques de gestions des identités ont été harmonisées.

Les attendus sur la procédure sont disponibles page 12 du guide des prérequis.

4. Questionnaire d’appropriation de mise en œuvre de l’identitovigilance

La connaissance de l’appropriation du RNIV et des règles de mise en œuvre de l’identitovigilance est une condition sene qua non de la politique d’identification des patients. Ce dernier fixe le niveau minimal de sécurité que toutes les parties prenantes doivent appliquer pour l’identification des usagers.

Le questionnaire de mise en œuvre de l’identitovigilance reprend :

Votre organisation et gouvernance
La création d’identité
La gestion de l’INS
La gestion des risques
La formation et la sensibilisation
L’information des usagers

Vous trouverez le questionnaire en page 15 du guide des prérequis. Il doit être renseigné à l’échelle du GHT et fournit dans la plateforme Démarches Simplifiées.

Pour vous accompagner à la mise en place des bonnes pratiques d’identitovigilance dans votre structure, nous mettons à disposition divers modèles de documents tels que la lettre de mission, la charte, la procédure, etc.

N’hésitez pas à prendre contact avec la chargée d’accompagnement de votre territoire