FAQ

En tant qu’usager ou aidant de l’usager ViaTrajectoire vous permet de gérer un seul dossier de demande d’admission :

  • accès à son dossier administratif avec insertion de pièces jointes en illimité
  • recherche d’établissements et envoi jusqu’à 40 structures en même temps
  • suivi des réponses en temps réel

Nota : la partie médical et autonomie sont renseignées par le médecin traitant.

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En tant que médecin traitant, ViaTrajectoire vous permet de gérer électroniquement les dossiers de demande d’admission:

  • de vos patients âgés à la recherche d’un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes ou d’une unité de soins de longue durée
  • de vos patients nécessitant des suites de soins en hospitalisation à domicile, service de soins de suite et de réadaptation ou unité de soins palliatifs.

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Direction » ou « Grand Age – Médecin coordonnateur » ou « Grand Age – IDE coordonnateur »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Enregistrer la réception d’un dossier papier »

L’objectif de cette fonctionnalité est de vous permettre, pendant une période transitoire, de centraliser sur un tableau de bord unique les demandes dématérialisées reçues par le biais de l’outil ViaTrajectoire et celles reçues par un autre moyen (mail, fax, papier…).

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Direction » ou « Grand Age – Médecin coordonnateur » ou « Grand Age – IDE coordonnateur » avec les droits « Répondre » aux demandes reçues

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes demandes reçues» ou «  Mes demandes reçues  sur guichet».

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Le guichet unique permet de relier plusieurs établissements ensemble afin de pouvoir répondre aux demandes d’admission depuis un seul et même tableau de bord.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Guichet unique d’admission »

Attention, un établissement peut être relié à un seul guichet unique.

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Etablissements »
  3. Ouvrir la fiche en cliquant sur le crayon et aller dans la partie « Dossier demande d’admission» de l’onglet « Infos Générales » et ne pas cocher les cases données exigées « volet médical » et « volet autonomie »

Sans cette action, un usager ne peut pas envoyer une demande incomplète notamment pendant la phase de déploiement. Le temps que les médecins de ville soient informés de la mise en place du dispositif ViaTrajectoire.

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Etablissements »
  3. Ouvrir la fiche en cliquant sur le crayon et aller dans la partie « Conditions d’hébergement» de l’onglet « Infos Générales »

Les tarifs sont issus du site « Prix-ESMS » de la CNSA (note en pièce jointe) et sont synchronisés en début de mois. Il est nécessaire de bien renseigner les critères concernant l’aide sociale à l’hébergement sur le site de la CNSA (exemple, dans chambre seule : il y a 2 cases à compléter, 1 avec une étoile et 1 sans étoile) :

  • Si vous remplissez uniquement le champ avec une étoile, vous apparaissez en aide sociale totale sur ViaTrajectoire
  • Si vous remplissez uniquement le champ sans étoile, vous apparaissez non habilité aide sociale sur ViaTrajectoire
  • Si vous remplissez les 2 champs, vous apparaissez en aide partielle sur ViaTrajectoire.

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Grand Age – Référent structure » avec les droits de modification de la fiche établissement

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis cliquer sur « Etablissements »
  3. Ouvrir la fiche en cliquant sur le crayon

Nota : certains champs ne sont pas modifiables et sont repris de la base FINESS (Raison sociale et informations administratives).

Vous devez vous assurer de la mise à jour dans FINESS. Si ce n’est pas le cas, veuillez contacter l’Agence Régionale de Santé afin de procéder à sa mise à jour et ensuite contacter le support régional pour procéder à la mise à jour dans ViaTrajectoire.

Pour les établissements qui sont synchronisés avec le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR), la mise à jour des champs de ViaTrajectoire se font dans le ROR.

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Lorsque le patient quitte le service, le professionnel doit indiquer dans le dossier que la situation de l’usager a changé et indiquer s’il garde ou non la responsabilité du dossier.

Si le professionnel indique qu’il ne conserve pas la responsabilité du dossier, celui-ci basculera automatiquement dans l’onglet « Non suivis » du tableau de bord. Dans ce cas, il est nécessaire de transmettre les codes d’accès à l’usager ou à la famille.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes dossiers »
  3. Dans la partie « Actions sur le dossier », cliquer sur « Changer la situation de l’usager »
  4. Répondez au 3 questions :
    • quelle est la situation de la personne
    • gardez-vous la responsabilité du dossier
    • voulez-vous imprimer les codes d’accès pour l’usager.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes dossiers »
  3. Dans la partie « Actions sur le dossier », cliquer sur « Transférer la responsabilité du dossier »
  4. Choisir « Sanitaire » pour les centres hospitaliers et cliniques privées ou « Grand Age » pour les structures accompagnantes (MAIA, CLIC, DAC…).

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Mes dossiers »
  3. Dans la partie « Actions sur le dossier », cliquer sur « Imprimer les codes pour l’usager »

L’usager accède uniquement :

  • à son dossier administratif
  • à la recherche d’établissements
  • au suivi des réponses

Nota : l’usager se connectera à l’aide du numéro de dossier pour identifiant et d’un mot de passe à modifier lors de la première connexion.

ViaTrajectoire permet à un professionnel de récupérer la responsabilité d’un dossier Grand Age créé par le particulier ou son aidant.

Le professionnel pourra mettre à jour les données d’un dossier existant et éviter ainsi la création de

doublons de dossiers dans ViaTrajectoire.

Remarque : dans le cas où un dossier est déjà rédigé par un professionnel de santé dans une autre structure, ViaTrajectoire détecte automatiquement les doublons et propose la récupération des dossiers en cours.

 

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Récupérer un dossier à la demande de l’usager ».

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social » avec les droits sur le module Grand Age

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Grand Age» puis cliquer sur « Créer un dossier »

Attention, les établissements ayant mis en place l’interface entre le dossier patient informatisé et ViaTrajectoire créent le dossier directement depuis le DPI.

Vous avez également la possibilité, le cas échéant, de créer un dossier depuis la demande sanitaire :

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « TDB prescripteur » ou « TDB resp. admissions »
  3. Cliquer sur le bouton « Créer dossier GA» depuis la partie « Actions sur le dossier »

Attention pour les unités sanitaires receveuses, le patient doit être admis dans l’unité (onglet admis).

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En tant que médecin traitant, ViaTrajectoire vous permet de gérer électroniquement les dossiers de demande d’admission ou de prise en charge :

  • de vos patients nécessitant des suites de soins en hospitalisation à domicile, service de soins de suite et de réadaptation ou unité de soins palliatifs
  • de vos patients âgés à la recherche d’un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes ou d’une unité de soins de longue durée.

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Prérequis : être nommé expert – les droits d’accès sont octroyés par l’équipe régionale uniquement aux professionnels de santé pouvant accéder au volet médical

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « TDB Expertise »
  3. Cliquer sur une ligne pour ouvrir le dossier
  4. Cliquer sur « Répondre expertise» depuis « Actions sur le dossier ».

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La finalisation des dossiers s’effectue uniquement si le prescripteur et le receveur respecte chacun les étapes du processus de la demande. En effet, le prescripteur doit confirmer les propositions d’admission et le receveur doit attester l’arrivée du patient.

La finalisation permet également :

  • d’annuler automatiquement la demande auprès des autres structures contactées lorsque le prescripteur confirme la proposition d’admission
  • d’avoir des tableaux de bords à jour
  • d’alimenter les statistiques de l’établissement

Si le patient n’est pas entré dans l’établissement receveur souhaité, le prescripteur peut contacter d’autres structures et/ou doit annuler son dossier.

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ViaTrajectoire permet d’effectuer une demande PRADO depuis le module sanitaire. La demande est envoyée directement à l’assurance maladie. Cette orientation concerne uniquement les établissements conventionnés.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « Créer un dossier »
  3. Lors de la phase d’orientation, sélectionner «Lieu de vie – Domicile coordination soins primaires (ex: Prado) »

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L’admission directe dans ViaTrajectoire permet de tracer les entrées qui ne comportent pas de phase de recherche afin de ne pas alourdir la charge de travail liée aux procédures classiques.

Dans ce cas, Le médecin est à la fois prescripteur et receveur (Exemple : médecin prescripteur du service MCO de médecin gériatrique et médecin receveur du SSR affections des personnes âgées polypathologiques, dépendantes ou à risque de dépendance.

Attention, si l’état du patient nécessite l’envoi vers un autre établissement, il ne sera pas possible d’utiliser ce dossier. Il faudra créer un nouveau dossier

​Prérequis : avoir l’habilitation « Prescripteur médical » et « Responsable des admissions ».

Se connecter au site ViaTrajectoire

  1. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « Créer un dossier »
  2. Saisir l’orientation du patient
  3. Cliquer sur le bouton « admission directe»
  4. Sélectionner l’unité de mon établissement
  5. Saisir la date d’admission souhaitée ou la date d’entrée réelle (pour la date d’admission souhaitée, une attestation d’arrivée sera nécessaire depuis le tableau de bord receveur et pour la date d’entrée, le dossier est directement finalisé et se classe dans l’onglet « admis »).

 

 

 

Dans le cadre d’une intervention chirurgicale programmée, vous souhaitez envoyer et suivre une demande d’admission en SSR/HAD . Le patient n’est pas encore hospitalisé dans votre structure, vous pouvez anticiper sa sortie en structure d’aval.

Dans ce cas, le volet « médical » et le volet « soins et projet » ne sont plus rendus obligatoires. Attention, en cas de saisie dans l’un de ces 2 volets, il suffit de sauvegarder le volet. Il n’est pas nécessaire de valider le volet (avec passage en vert).

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « Créer un dossier »
  3. Cliquer sur le bouton « demande anticipée» depuis la partie « Actions sur le dossier » et saisir la date prévisionnelle d’hospitalisation (date supérieure à la date du jour)
  4. Renseigner le volet « Orientation », le « volet administratif» et le « volet service demandeur »
  5. Rechercher des établissements et envoyer le dossier
  6. La demande se classe dans l’onglet « Anticipées ». A la date d’hospitalisation, elle bascule dans l’onglet « demandes en cours». Le prescripteur devra compléter le volet « Médical » et le volet « Soins et Projet » au moment de l’hospitalisation dans le service.

Lorsque le patient est transféré vers un autre service de Médecine , Chirurgie, Obstétrique.  Je transfère la demande SSR, HAD ou USP en cours sur le tableau de bord de l’unité d’accueil de mon patient (Possible au niveau interrégional). La nouvelle équipe de soin référente récupère la demande en cours et met à jour les éléments nécessaires.

Grâce à cette action, j’améliore le parcours de soin du patient:

  • En anticipant le projet de sortie
  • En participant à une meilleure coordination entre équipes de soin

Attention, il n’est pas possible de transférer le dossier vers une unité receveuse. Dans ce cas, la demande suit le processus classique d’envoi de la demande depuis « Suivi du dossier » – « Envois et réponses »

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « TDB prescripteur »
  3. Dans « Actions sur le dossier», cliquer sur le bouton « Transfert Patient »
  4. Sélectionner l’établissement et l’unité d’accueil

 

Lorsque je ne trouve pas de solution pour mon patient, je peux contacter la coordination SSR de mon territoire dans les 3 cas suivants :

  • 1er cas : le prescripteur a sollicité plusieurs établissements SSR à des fins de transfert et n’a n’avez reçu que des réponses négatives.
  • 2ème cas : le prescripteur a sollicité plusieurs établissements SSR à des fins de transfert et au bout de 7 jours, n’a reçu aucune réponse.
  • 3ème cas : malgré une réponse positive à la demande de la part d’un ou plusieurs SSR, aucune date de transfert n’a été proposée au prescripteur au bout de 7 jours suite à cet accord de principe.

Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « TDB prescripteur »
  3. Dans « Actions sur le dossier », cliquer sur le bouton « Expertise»
  4. Compléter le formulaire et envoyer la demande

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Prescripteur médical » ou « équipe soignante » ou « gestionnaire administratif et social »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Sanitaire» puis cliquer sur « Créer un dossier »

Attention, les établissements ayant mis en place l’interface entre le dossier patient informatisé et ViaTrajectoire créent le dossier directement depuis le DPI.

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Sanitaire – Référent structure » ou « Sanitaire – Référent unité »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis « Etablissement »ou Menu « Administration » puis « Unités»
  3. Cliquer sur le petit crayon pour ouvrir la fiche établissement ou l’unité
  4. Cliquer sur l’onglet « Unités de soins» depuis la fiche établissement puis cliquer sur le lien « modifier »
  5. Mettre à jour les onglets

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Prérequis : Avoir l’habilitation « Sanitaire – Référent structure » ou « Sanitaire – Référent unité »

  1. Se connecter au site ViaTrajectoire
  2. Cliquer sur le Menu « Administration» puis « Etablissement » ou Menu « Administration » puis « Unités»
  3. Cliquer sur le petit crayon pour ouvrir la fiche établissement ou l’unité
  4. Cliquer sur l’onglet « Unités de soins» depuis la fiche établissement puis « ajouter une unité » en bas de la page

Attention, pour les établissements synchronisés avec le ROR, l’unité devra préalablement être créée dans le ROR.

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L’INS a vocation à faciliter le partage des données en rendant l’identité unique. L’INS est un élément socle va permettre aux outils régionaux/nationaux de pouvoir partager des données autour du patient.

Si le SI du groupement est interopérable, oui on peut récupérer l’INS d’une identité créée dans un autre établissement du groupement. Si le SI n’est pas interopérable, pour être sûr de ne pas faire d’erreur, il est recommandé de faire appel au téléservice afin de vérifier si oui ou non l’INS renvoyé par le téléservice correspond bien à celui qui nous a été communiqué par la structure.

  • Non, il y a des règles de saisie pour la date de naissance :
  • Le jour est inconnu : renseigner 31

 

  • Le mois est inconnu : renseigner 12
  • L’année est inconnue : renseigner une année approximative

Pour le lieu de naissance, lorsqu’on ne le sait pas : renseigner 9999 pour que le champ soit renseigné et qu’on puisse faire appel au téléservice.

L’INS est composée de la manière suivante :

  • Le matricule INS (correspond au Numéro d’Identification des personnes physiques (NIR) ou au Numéro d’Identification d’attente (NIA) de l’individu).
  • Les cinq traits INS : nom de naissance, prénom(s) de naissance, date de naissance, sexe, lieu de naissance.
  • Un Object Identifier (OID)

Quant au numéro de sécurité sociale, il correspond à notre NIR et est utilisé pour le remboursement de nos soins.

Ainsi, notre matricule INS est notre numéro de sécurité sociale.

Selon les exigences du RNIV et du guide d’implémentation, le logiciel maître d’identité de votre établissement doit permettre, une fois le champ « code postal du lieu de naissance » renseigné, de rechercher automatiquement l’équivalent en code INSEE.

Il y a une concertation sur le référentiel. Nous avons fait un comparatif entre la charte régionale et le référentiel nationale – seules modifications :

  • Création d’identité : les tirets et les apostrophes et majuscule sont pris en compte ;
  • Document pour valider l’identité : carte nationale d’identité française ou étrangère, passeport français ou étranger, titre de séjour, extrait d’acte de naissance, extrait du livret de famille ;
  • Il y a une description de l’identification primaire sans présence physique de l’usager ;
  • Spécificités de gestion de l’Identité Nationale de Santé.

Le référent est responsable des droits d’accès à l’application ViaTrajectoire.

Ses Missions sont, sous la responsabilité de la direction :

  • De décrire et mettre à jour la fiche annuaire de son établissement
  • De créer des comptes pour des professionnels de la structure, attribuer les profils et les habilitations, prolonger les dates de validités, mettre à jour et/ou supprimer des habilitations
  • Débloquer des comptes utilisateurs
  • Assurer le suivi rigoureux et conforme de la charte d’utilisation

Pour trouver mon référent :

  1. Après m’être connecté, je me rends dans le menu « Administration» puis je clique sur « Mes référents ».
  2. Je peux avoir plusieurs habilitations et ce dans plusieurs établissements. Cliquer sur le bouton « voir » à droite de l’habilitation pour laquelle je souhaite identifier mon référent.
  3. Ensuite, selon mon établissement, je peux avoir des référents « structures » et des référents «unités ». Cliquer sur le « » pour afficher la liste et trouver le référent identifié.
  4. Affichage de la liste des référents avec l’adresse mail connue dans ViaTrajectoire

Dans le cas où le «Référent» n’est pas identifié, en informer votre responsable hiérarchique et/ou votre direction d’établissement. Renvoyer le formulaire de désignation des référents.

En cas d’urgence, vous pouvez solliciter le support utilisateur.

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