La charte régionale ne s’applique plus. Le RNIV se substitue aux documents établissant des règles
d’identitovigilance régionales (référentiel ou charte). Il fixe le niveau minimal de sécurité que toutes
les parties prenantes doivent appliquer pour l’identification des usagers. Il reste néanmoins possible
de préciser ou compléter ces exigences et recommandations à une échelle locale ou territoriale.

• Méthode de saisie d’identité :
  – Les tirets et les apostrophes et majuscules sont à conserver obligatoirement.
• Le permis de conduire n’est pas considéré comme un document à haut niveau de
  confiance. Les documents pour valider l’identité sont : la carte nationale d’identité
  française ou étrangère, le passeport français ou étranger, le titre de séjour, l’extrait
  d’acte de naissance ou du livret de famille pour les mineurs.
• Ajout d’une annexe sur l’identification primaire sans présence physique de l’usager ;
• Ajout des spécificités liées à la gestion de l’Identité Nationale de Santé (INS)

Une gouvernance de l’identitovigilance au niveau régional existe :

• Un comité régional de gestion des rapprochements qui :
  – Etablit les process d’échange entre les différents SRI et structures impliquées ;
  – Valide la charte régionale de rapprochement d’identité ;
  – Rédige, valider, mettre à jour les procédures de rapprochement ;
  – Coordonne les communications auprès des éditeurs pour faciliter de futures
  évolutions ;
  – Prend en compte les difficultés rencontrées par les acteurs et proposer à la structure
  régionale d’appui des solutions techniques ou organisationnelles permettant de
  faciliter les rapprochements.
• Un comité régional de coordination de l’identitovigilance qui :
  – Elabore/Emet un avis sur la stratégie régionale de gestion de l’identification de
  l’usager ;
  – Valide les actions de communication et de sensibilisation autour du RNIV et des
  procédures (bonnes pratiques notamment) et produire ou mettre à jour si besoin les
  supports nécessaires en coordination avec le RREVA ;
  – Valide et suivre les indicateurs régionaux et le bilan régional de la qualité de
  l’identification du patient ;
  – Valide les critères de raccordement d’un domaine d’identification (DI) ;
  – Déclenche les plans d’actions lorsque sont relevées des anomalies graves voire stopper la production en cas d’alerte levée par le Serveur Régional de Rapprochement d’Identités.

Le cercle de confiance restreint désigne les acteurs de la santé entrant dans la prise en charge de l’usager/patient. Ces professionnels doivent être formés aux bonnes pratiques en lien avec l’identitovigilance et habilités à faire appel au téléservice INSi. Cela signifie que l’INS ne peut pas être utilisé par n’importe qui, son usage est réservé au cadre de la prise en charge de l’usager.

L’usager ne doit pas hésiter à signifier s’il détecte une erreur dans la saisie de données le concernant. En plus de la carte vitale permettant le remboursement des soins, l’usager doit présenter une pièce d’identité à haut niveau de confiance pour que le professionnel puisse s’assurer de son identité (carte nationale d’identité française ou étrangère, passeport français ou étranger, titre de séjour, extrait d’acte de naissance ou du livret de famille pour les mineurs.)

Oui, l’établissement de santé doit faire une communication aux usagers concernant le recueil de l’INS. Dans les établissements de santé, il est souhaitable de faire valider ce document d’information par la Commission Des Usagers (CDU)
Fiches mémo à destination des professionnels / Fiche à destination des usagers

Tout acteur utilisant des données de santé doit se conformer au RNIV : le secteur social, à partir du moment où il utilise des données de santé, est donc concerné. Le RNIV spécifie en effet que l’identité de l’usager doit être référencée avec l’INS avant tout partage des données de santé avec un autre professionnel intervenant dans la prise en charge de la personne.

Selon les exigences du RNIV et du guide d’implémentation, le logiciel maître d’identité des structures de santé doit permettre, une fois les champs « lieu de naissance » et « code postal du lieu de naissance » renseignés, d’associer automatiquement le code INSEE correspondant à la commune saisie.

Le code postal est attribué à un bureau de poste : il peut donc desservir plusieurs communes ou une même commune peut avoir plusieurs codes postaux. Le code lNSEE lui, identifie chaque commune de manière unique.

Il n’est pas obligatoire de référencer le nom/prénom utilisé mais il est fortement recommandé de le saisir s’il diffère du nom ou prénom de naissance, car il facilite la communication avec l’usager lors des étapes d’identification secondaire et peut faciliter la résolution d’éventuels doublons ou collisions.

Non, le nom marital sera à renseigner dans le champ « nom utilisé » ou « nom d’usage » en fonction des informations inscrites sur le document à haut niveau de confiance.

L’identité nationale de santé comporte des tirets et apostrophes. Les nouvelles règles introduites par le RNIV pour correspondre à ce format annulent et remplacent les consignes précédentes.
L’instruction DGOS/MSIOS n° 2013-281 du 7 juin 2013 qui en interdisait l’emploi dans les établissements de santé a été abrogée par la note d’information DGOS/PF2/PF5/2020/202 du 18 novembre 2020 relative à la publication du référentiel national d’identitovigilance des acteurs de santé. Les règles de saisie des nouvelles identités doivent donc évoluer dans chaque structure.
Les identités numériques préexistantes doivent être mises à jour au fur et à mesure des nouvelles venues et faire l’objet de l’attribution d’un statut de confiance selon les exigences en vigueur

L’INS est composée de la manière suivante :

• Le matricule INS (correspond au Numéro d’Identification des personnes physiques (NIR) ou au Numéro d’Identification d’attente (NIA) de l’individu).
• Les cinq traits INS : nom de naissance, prénom(s) de naissance, date de naissance, sexe, lieu de naissance.
• Un Object Identifier (OID)

Le numéro de sécurité sociale est indispensable pour toutes vos démarches auprès des organismes de la sécurité sociale. Il est notamment utilisé pour le remboursement des soins.

Pour les personnes majeures, le numéro de sécurité sociale est le NIR. L’INS est donc composé en partie d’un matricule qui, pour les personnes majeures résidant en France, correspond au numéro de sécurité sociale.

Non, mais l’identité de cette personne restera au statut « provisoire ». Dans ce cas, il faut également respecter les règles de saisie suivantes :

• Le jour est inconnu : renseigner 01
• Le mois est inconnu : renseigner 01
• Le jour et le mois sont inconnus : renseigner 31/12
• L’année est inconnue : renseigner une année approximative

Une fiche pratique réalisée par le réseau des référents régionaux en identitovigilance. Cette fiche précise les règles de récupération des informations d’un usager/patient par pays.

Vous pouvez la consultez ici

Le téléservice INSi a été créé par la CNAM et fait un appel aux bases nationales de référence afin de pouvoir récupérer l’Identité Nationale de Santé des patients/usagers.

Si les structures du groupement partagent le même système d’information, l’opération de récupération de l’INS ne sera faite qu’une seule fois.
Si chaque structure du groupement utilise un système d’information spécifique, la structure ayant réalisé la première récupération peut partager l’INS aux autres structures mais celles-ci doivent effectuer un appel au téléservice afin de vérifier l’INS.

Les nom et prénom utilisés ont pour objet de faciliter le dialogue soignant-soigné, essentiellement dans le cadre de l’identification secondaire. L’ajout de ces champs sur les étiquettes est au choix de la structure, en tenant compte des éléments de réflexion suivants :
– ils semblent peu utiles pour des étiquettes collées sur un échantillon d’analyse puisque le sous-traitant n’est pas sensé communiquer directement avec le patient ;
– il est conseillé de les faire apparaître sur les étiquettes destinées à identifier des documents de santé échangés.
Dans le cadre de la gestion des risques, il est primordial de prendre en considération les pratiques professionnelles des soignants au plus proche des usagers.

La prise de photo d’un nouveau résident est une pratique qui est recommandée, notamment dans le secteur médico-social, pour l’identification secondaire. Pour autant, sa mise en oeuvre doit s’accompagner de la réalisation d’une procédure interne s’assurant du respect des droits de la personne (RGPD).

Le Datamatrix se compose :

• Du matricule INS ;
• De l’OID ;
• De la liste des prénoms de naissance (a minima le 1er) ;
• Du nom de naissance ;
• Du sexe ;
• De la date de naissance ;
• Du code INSEE du lieu de naissance (qui est facultatif sur le Datamatrix)

L’INS a vocation à faciliter le partage des données de santé en rendant l’identité unique. L’INS est un élément socle du développement des outils de partage régionaux et nationaux.

Pour rappel, la création de DMP n’est plus possible depuis le 1er juillet 2021.
En lien avec la mise en place de Mon espace santé, la création de DMP se fera automatiquement et « en masse » depuis le1er janvier 2022, hormis pour les trois départements retenus dans le cadre de l’expérimentation Mon espace Santé (la Haute-Garonne, la Loire-Atlantique et la Somme) où les DMP seront créés automatiquement pour les citoyens de ces départements dès septembre. Une instruction à ce sujet devrait paraître prochainement.
Concernant l’alimentation des DMP :

• Il n’est plus possible d’alimenter un DMP avec un INS-C depuis fin 2021
• L’alimentation du DMP avec un INS-NIR peut se faire jusqu’à fin 2022
• A partir de début 2023, une INS qualifiée sera nécessaire pour alimenter le DMP

L’INS-C est un numéro calculé par chaque système d’information par lecture des informations de la carte Vitale à partir du numéro de sécurité sociale, de la date de naissance et du prénom de l’usager. Celui-ci est voué à disparaître. L’INS est plus qu’un simple numéro : il s’agit d’une identité numérique à utiliser pour référencer les données de santé. Identique pour l’ensemble des acteurs de santé, elle se compose des traits INS de référence et du matricule INS. C’est ce dernier qui servira de clé d’accès à de nombreux services, notamment dans Mon espace santé.

La possibilité de recourir au référencement des données de santé avec l’INS s’apprécie au regard de certaines conditions :

• l’appartenance au cercle de confiance de prise en charge de l’usager ;
• l’obligation d’utiliser l’INS pour le référencement des données de santé ;
• l’absence d’obstacle à ce référencement.

L’appartenance à ce cercle de confiance repose sur la finalité : il faut que l’échange et le partage des données de santé soient liés à la prise en charge d’un usager à des fins sanitaires ou médico-sociales.
Tout professionnel de santé ou structure qui n’appartient pas à ce cercle de confiance n’a donc pas à accéder ni à manipuler l’INS de ce dernier, sauf dérogations prévues par la loi comme : la Caisse nationale d’Assurance maladie (CNAM), le responsable de traitement du Dossier Médical Partagé (DMP) ; le Conseil national de l’Ordre des pharmaciens (CNOP), le responsable de traitement du Dossier Pharmaceutique (DP) ; les Groupements régionaux d’appui au développement de la e-santé (GRADeS) et des éditeurs informatiques qui interviennent comme sous-traitants pour offrir des services aux professionnels de santé dans une finalité de prise en charge des usagers.
Obligation d’utiliser l’INS pour le référencement des données de santé L’INS ne pouvant être utilisé à d’autres fins que le référencement des données de santé dans le cadre de la prise en charge à des fins sanitaires ou médico-sociales, il appartient au responsable de traitement (responsable d’un établissement mettant en oeuvre un dossier patient informatique, médecin libéral pour le dossier métier qu’il utilise dans son activité, pharmacien pour le dossier d’officine, etc.) de veiller au respect des exigences liées à ce référencement.

Exemples de cas où le référencement par l’identité INS est obligatoire (lorsqu’elle est connue) :

• transmission d’un courrier résumant la prise en charge de l’usager au(x) professionnel(s) de santé qui participe(nt) à la prise en charge de celui-ci (y compris depuis un établissement médico-social) ;
• envoi de données nécessaires à la réalisation d’une réunion de concertation pluriprofessionnelle (RCP) ;
• demande de produit sanguin labile ;
• envoi d’une demande d’examen complémentaire associée à des données cliniques…

Exemples de cas où le référencement par l’identité INS complète n’est pas pertinente :

• usager dont l’identité numérique n’est pas « qualifiée » ;
• prescription d’analyse biologique sans mention de données cliniques…

Absence d’obstacle au référencement par l’INS Il existe un certain nombre de situations où le référencement par l’INS est interdit ou impossible. Il est interdit lorsque :

• la finalité n’est pas la prise en charge à des fins sanitaires ou médico-sociales ;
• le destinataire ne fait pas partie du cercle de confiance ou des acteurs autorisés à traiter l’INS ;
• il existe un doute sur la véracité des éléments d’identification (exemples : suspicion d’utilisation frauduleuse de la carte vitale d’un autre usager, document d’identité de piètre qualité) ;
• il est fait usage d’une identité fictive (exemple : cas d’usage réglementaire d’un accueil anonyme) ;
• l’identité de l’usager est protégée (exemple : don d’organe) ;
• il n’a pas été possible d’attribuer le statut identité qualifiée (cf. Fiche n° 3).

Il est impossible dans les cas où :

• l’usager n’a aucune raison d’être immatriculé en France (touriste…) ;
• l’identité de l’usager n’est pas déterminable au moment de sa prise en charge, notamment en situation d’urgence ;
• la prise en charge concerne un nouveau-né avant son enregistrement par l’INSEE (donc également le foetus in utero) ;
• le téléservice INSi ne peut être joint.

Vous trouverez ci-contre une fiche reprenant les modalités de calcul des indicateurs de suivi de qualifications 🙁https://industriels.esante.gouv.fr/sites/default/files/media/document/ANS_INS_modalite_calcul_indicateurs_suivi_vf_maj_20220107.pdf), doit rentrer dans le calcul toute entrée ayant lieu sur la période considérée par l’établissement.

Tous les services doivent rentrent dans le calcul. Pour l’ EHPAD, si il est sur le même FINESS également.

Cela signifie que la plupart ne pensent pas remplir les objectifs permettant de conserver les aides attribuées dans le cadre du programme du fait des discordances constatées.

Après un peu plus d’une année de déploiement sur le terrain, les objectifs à atteindre (49 et 59 %) nous semblent tout à fait atteignables dès lors que l’ES a bien mis en place une cellule d’identitovigilance et une organisation pour qualifier les INS qui ne le seraient pas de manière automatique. Au vu des observations de l’ANS, certains gros établissements parviennent à qualifier plus de 80 % des identités. La région PACA a estimé de son côté un taux de 2 à 4 % de divergences, donc bien loin d’empêcher un ES d’atteindre les cibles.

Si le patient a entamé les démarches pour renouveler sa carte d’identité et qu’il dispose d’une décision du juge, il est possible de modifier l’identité présente dans votre référentiel d’identité.
Néanmoins, tant que la carte d’identité valide n’a pas été présentée afin de valider l’identité, l’appel au téléservice INSi ne doit pas être réalisé et le statut de l’identité doit être au statut provisoire.

La pièce d’identité doit être présentée à chaque passage afin de s’assurer de l’identité de l’usager/patient. La procédure de vérification peut être plus approfondie (appel au téléservice INSi) lors du premier passage.

Si le patient refuse, l’hôpital ne peut pas exiger de sa part une pièce d’identité. Ceci est à expertiser par votre service juridique.

Ce qu’indique le RNIV, c’est que les agents sont fondés à la demander (pas à l’exiger). La conséquence en cas de refus du patient est que son INS ne pourra pas être qualifié.

La table de correspondance du téléservice n’est pas encore à jour. Elle le sera en T2 2022.
Néanmoins la conduite à tenir en cas de discordance dans le codage du lieu de naissance est prévue par le RNIV 1.
Il est précisé dans son Annexe II que « le COG de la commune étant susceptible d’évoluer dans le temps, c’est celui récupéré avec l’identité INS qui fait foi en cas de divergence liée à l’historique du codage de la commune ».
On retrouve la même consigne dans l’annexe IV « Le code INSEE de la commune de naissance étant celui qui était valide à la date de naissance du patient, il peut apparaître une divergence entre le code saisi manuellement et le code renvoyé par le téléservice INSi.
Dans cette circonstance, c’est le code de l’identité INS qui prévaut : il doit remplacer le précédent » ainsi que dans l’annexe VI qui donne comme exemple de discordance « mineure et acceptable ».

Après avoir interrogé l’ensemble des référents régionaux, nous sommes tombés d’accord pour dire que on ne peut pas empêcher la création d’identité dans un DPI, il faut simplement que l’établissement choisisse l’outil dans lequel les modifications, fusions, qualification d’identité seront réalisées.
Des retours d’expérience montre que le flux bidirectionnel engendre parfois des erreurs :

• Hexagone – Cariatides : Si une identité validée dans hexagone est modifiée dans cariatides, hexagone refuse d’intégrer la modification donc discordance identité entre le DPI et la GAM
• MGAM – Sillage : Si une identité qualifiée dans la GAM et que cette même identité est complétée par des informations médicales dans le DPI, l’identité changera de statut d’identité dans la GAM.

Il faut savoir que le téléservice INSi retourne 54 caractères par champs. Quant à la GAM, elle doit être capable de récupérer 100 caractères pour chaque champ d’identité.
Concernant la problématique de gestion des prénoms composés, nous l’avons remonté à l’ANS.

Des éléments de réponse sur la conduite à tenir lorsqu’une discordance est constatée entre un document à haut niveau de confiance et le retour du téléservice se trouve sur : https://resana.numerique.gouv.fr/public/document/consulter/1882107
Concernant la problématique de gestion des prénoms composés, nous l’avons remonté à l’ANS.

Osiris va proposer une version INS de son DPI prochainement. Ainsi, il sera possible de récupérer l’INS qualifiée des identités provenant de la GAM.

Ce cas n’a jamais été constaté. Il faut que l’éditeur de l’établissement ouvre un ticket.

Il arrive très fréquemment que le code remonté par le téléservice INSi soit le code de la commune qui existait lors de son immatriculation. Il n’y a pas à ce jour d’historique des codes INSEE. On considère donc au vu de la situation, qu’il est possible de qualifier une identité si une erreur est présente sur le code INSEE.

Concernant ce genre d’erreur, il faut vous assurer que ce n’est pas une erreur d’interprétation du logiciel. Nous vous invitons à contacter votre éditeur afin de vous en assurer.

Des travaux d’intégration de l’INS et des champs d’identité en lien avec les exigences du RNIV sont bien en cours chez Maincare. La version concernée est la 5.6.1, prévue initialement début juillet mais est décalée à pour fin septembre.
L’INS et l’appel au téléservice sera disponible dans les applications PHM et Ideoidentity.

Oui, il faudra intégrer la nouvelle donnée INS. Il y aura une phase à valider en préproduction et les établissements récupérant l’INS devront se rapprocher de Maincare avant d’envoyer les données.

Il n’est pas prévu de « réaligner » les bases avec les INS qui seront connues dans GAM mais pas dans Prédice.
Cela se fera au fil de l’eau quand le patient reviendra et qu’un appel au téléservice Insi sera fait.